Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Bidang Pembangunan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur

Abstract

Pengelolaan arsip dinamis berperan penting dalam mendukung tertib administrasi dan akuntabilitas organisasi publik. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengelolaan arsip dinamis pada Bidang Pembangunan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur serta mengidentifikasi hambatan dan upaya perbaikannya dalam perspektif administrasi publik. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan analisis berdasarkan teori pengelolaan arsip dinamis Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Data dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis telah dilaksanakan dan mencakup seluruh tahapan pengelolaan arsip. Jenis arsip yang dikelola meliputi dokumen keuangan atau hibah, dan dokumen teknik, dengan arsip dana hibah sebagai arsip yang paling dominan. Pengelolaan arsip telah didukung oleh SOP kearsipan tertulis, namun dalam praktik digunakan SOP sederhana. Pemeliharaan arsip dilakukan di bidang dan record center serta didukung oleh aplikasi SIAPBAH. Hambatan yang ditemukan meliputi tingginya volume arsip, belum konsistennya penerapan SOP, dan kendala temu kembali arsip digital. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis telah berjalan, namun masih memerlukan penguatan agar lebih konsisten dan akuntabel. Berdasarkan temuan tersebut, penelitian ini menyarankan perlunya penguatan konsistensi penerapan SOP serta optimalisasi pemanfaatan sistem pengelolaan arsip digital guna meningkatkan tertib administrasi dan akuntabilitas administrasi pembangunan.