Analisis Prosedur Tata Kelola Arsip Inaktif Upaya Mendukung Penyusutan Arsip di BPKP Perwakilan Provinsi Jawa Timur

Abstract

Arsip inaktif adalah arsip yang tingkat pemanfaatannya relatif rendah, namun masih memiliki nilai guna administratif dan hukum sehingga memerlukan pengelolaan yang sistematis dan terencana. Pengelolaan arsip inaktif berperan penting dalam menjaga keutuhan informasi, memperlancar proses temu kembali arsip, serta mencegah terjadinya penumpukan dokumen yang dapat mengurangi efisiensi penggunaan ruang penyimpanan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis prosedur tata kelola arsip inaktif di BPKP Perwakilan Provinsi Jawa Timur serta mengidentifikasi berbagai kendala yang memengaruhi pelaksanaan penyusutan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan pengumpulan data dilakukan melalui kegiatan observasi serta wawancara dengan pihak terkait. Petugas kearsipan, serta penelaahan dokumen yang berkaitan dengan pedoman kearsipan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip inaktif dilakukan melalui sejumlah tahapan, meliputi pemindahan arsip dari unit kerja, pemeriksaan jenis dan kurun waktu arsip, penataan dokumen, pencatatan data ke dalam sistem sederhana, pemberian nomor arsip, penyimpanan dalam boks arsip, pelabelan, serta penataan boks pada rak penyimpanan. Namun demikian, keterbatasan Sumber Daya Manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan menjadi hambatan utama, sehingga pelaksanaan penyusutan arsip belum dapat dilakukan secara terencana dan optimal. Kondisi tersebut mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip inaktif dan berpotensi menghambat efektivitas proses temu kembali informasi. Oleh karena itu, penelitian ini merekomendasikan peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia melalui pelatihan kearsipan, serta penyusunan dan penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Optimalisasi penerapan JRA yang disertai dengan penguatan kompetensi SDM diharapkan mampu meningkatkan kualitas tata kelola arsip serta mendukung kinerja administrasi di BPKP Perwakilan Provinsi Jawa Timur.